E-Mail Archivierung
E-Mail Archivierung ist gesetzliche Pflicht!
Für die Archivierung gelten seit dem 1. Januar 2017 die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD).
Es gibt keine Hintertüren mehr.
Jedes Unternehmen ist betroffen und muss handeln
Jedes Unternehmen, das digitalen Geschäftsverkehr durchführt d.h. Angebote, Rechnungen, Handelsbriefe etc. digital verarbeitet – also z. B. per E-Mail sendet oder empfängt, MUSS diese E-Mail rechts- und revisionssicher archivieren.
Sollte dies nicht geschehen ist dies ein Verstoß gegen geltendes Recht und kann hohe Straf-Kosten verursachen.
(Entgegen der landläufigen Meinung stellt die Archivierungs-Funktion von Outlook keine rechtskonforme E-Mail Archivierung dar)
Ihr optimales Sicherungs-Konzept
Schutz vor Datenverlust
Durch die sichere und langfristige Aufbewahrung aller E-Mails in Ihrem Archivierungs-System sind diese ebenfalls vor Datenverlust und versehentlichem Löschen gesichert.
Beweis bei Rechtsstreit
Neben der gesetzlichen Pflicht zur Aufbewahrung sämtlicher Mails ist es auch von Vorteil bei einem möglichen Rechtsstreit auf ein rechtssicheres System zurückgreifen zu können.
So können Sie z.B. beweisen, dass ein Auftrag an einem bestimmten Tag ausgeführt werden musste – oder das ein spezielles Feature garantiert wurde.
Einfaches finden
Im Gegensatz zu Ihrem E-Mail Programm, welches lediglich auf wenige E-Mails und deren Bearbeitung optimiert ist, verfügt ein E-Mail Archivierungs-Programm über eine dafür speziell ausgelegte Suche, die es Ihnen ermöglicht, E-Mails schnell und intuitiv wieder zu finden.
IT Optimierung
Die Auslagerung aktuell nicht mehr benötigter E-Mails steigert sowohl die Performance Ihres E-Mail – Programms als auch Ihres E-Mail-Servers und verringert zugleich das Datenvolumen, dass Sie auf Ihren Servern vorhalten müssen.