IT-Sicherheit
E-Mail-Archivierung
Geschäftliche E-Mails müssen aufbewahrt werden — nachweisbar unverändert und nicht im Postfach.
Wer geschäftlich E-Mails schreibt, verschickt damit HandelsbriefeJede Nachricht, die ein Geschäft vorbereitet, abschließt oder rückgängig macht — auch als E-Mail, auch ohne Anhang.. Für Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen gelten dieselben Aufbewahrungspflichten wie für Papier — festgeschrieben seit dem 1. Januar 2017 in den GoBD.
Ein Ordner im Postfach erfüllt das nicht. Verlangt ist eine Ablage, aus der nichts gelöscht und in der nichts nachträglich geändert werden kann — auch nicht von der Geschäftsführung.
Entgegen einer verbreiteten Annahme ist auch die Archivfunktion von Outlook keine revisionssichere ArchivierungAufbewahrung so, dass später nachweisbar ist: nichts wurde nachträglich geändert, nichts fehlt..
Kurz gefragt?
Wir sagen Ihnen, was Ihr Postfach heute leistet — und was fehlt.
Montag bis Freitag
8:00–17:00 Uhr
Was ein Archiv leistet
Sechs Gründe, und nur einer davon ist das Gesetz
Zuständigkeiten
Wer sagt, was aufbewahrt werden muss
Das hier ist keine Rechtsberatung. Wie weit die AufbewahrungspflichtWie lange geschäftliche Unterlagen aufgehoben werden müssen — gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie entstanden sind. in Ihrem Fall reicht, sagt Ihnen Ihr Steuerberater — er kennt Ihre Geschäftsvorfälle und haftet dafür.
Was wir übernehmen, ist die technische Umsetzung: das Archiv aufsetzen, an Ihr Mailsystem anbinden und dafür sorgen, dass es unbemerkt im Hintergrund läuft.
Archivieren Sie schon oder sammeln Sie noch?
Ein kurzer Blick genügt meist für die Antwort — Montag bis Freitag von 8:00 bis 17:00 Uhr.