Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung geben vor, wie lange geschäftliche Unterlagen aufbewahrt werden müssen. Die längeren Fristen betreffen Bücher, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege und Rechnungen; die kürzere von sechs Jahren betrifft empfangene und abgesandte Handelsbriefe.
Gerechnet wird nicht ab dem Datum des Dokuments, sondern ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem es entstanden ist. Eine Rechnung vom März ist damit bis zum Jahresende des letzten Fristjahres aufzubewahren, nicht bis zum März.
Die Frist gilt für den Inhalt, nicht für das Papier. Elektronisch entstandene Unterlagen dürfen — und müssen — elektronisch aufbewahrt werden.
Die Fristen sind in den vergangenen Jahren mehrfach geändert worden, zuletzt für Buchungsbelege. Für eine verlässliche Auskunft über die Länge der Fristen fragen Sie bitte Ihren Steuerberater.
Die Aufbewahrungsfrist darf nicht mit der Vorhaltezeit einer Datensicherung verwechselt werden. Die Vorhaltezeit beantwortet die Frage, wie weit sich ein Fehler zurückdrehen lässt – sie ist damit etwas ganz anderes als eine gesetzliche Pflicht.