Revisionssicher heißt nicht „gut gesichert“. Es heißt, dass sich für einen Außenstehenden nachvollziehen lässt, dass ein Dokument seit seiner Ablage unverändert ist — und dass nichts entfernt wurde, ohne dass es auffällt.
Dazu gehören vier Dinge: Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit jedes Zugriffs und Wiederauffindbarkeit in angemessener Zeit. Ein reiner Ordner – auf dem Server gesichert – erfüllt keines davon. Dort kann jeder mit Schreibrecht eine Datei austauschen, und niemand sieht es später.
Der übliche Weg ist ein Archivsystem, das ein- und ausgehende Nachrichten automatisch ablegt, bevor jemand sie anfassen kann. Automatisch ist dabei der entscheidende Teil: Was von der Sorgfalt einzelner abhängt, ist im Zweifel nicht vollständig.
Wer das braucht, findet die Antwort im Steuerrecht — Stichwort GoBD. Wer es nicht braucht, hat trotzdem oft etwas davon: Eine Ablage, in der sich Nachrichten von vor vier Jahren in Sekunden finden lassen, ist im Alltag mehr wert als bei der Prüfung.