Der Begriff stammt aus dem Handelsgesetzbuch und ist älter als die E-Mail. Gemeint ist jedes Schreiben, das ein Handelsgeschäft betrifft: ein Angebot, eine Bestellung, eine Auftragsbestätigung, eine Reklamation, eine Kündigung.
Die Überraschung für die meisten Betriebe: Das gilt unabhängig vom Medium. Eine E-Mail mit einer Preiszusage ist ein Handelsbrief, ein Brief auf Papier ebenso — und aufzubewahren ist beides.
Was kein Handelsbrief ist: die Terminabsprache, der Rundruf zum Sommerfest, der Newsletter. Die Grenze verläuft am Geschäft, nicht an der Höflichkeit.
Praktisch führt das zu einer unbequemen Erkenntnis. Wer Handelsbriefe aufbewahren muss und seine Geschäftspost per E-Mail führt, muss die E-Mails aufbewahren — und zwar so, dass sie später vollständig und unverändert vorliegen. Das ist der Grund, warum Archivierung selten eine Frage des Wollens ist.