IT-Sicherheit
E-Mail-Zustellbarkeit
Ihre Post soll ankommen. Und niemand soll in Ihrem Namen schreiben können.
Woran Sie es merken
Zwei Sätze, ein Grund
Der eine kommt vom Kunden: „Ihre Mails landen bei uns im Spam.“ Der andere aus der Buchhaltung: „Da hat jemand in unserem Namen Rechnungen verschickt.“
Das klingt nach zwei Problemen und ist eines. Eine E-Mail trägt ihren Absender selbst ein — wie die Rückseite eines Umschlags. Wer nicht nachweist, dass er für eine Domain schreiben darf, wird vorsichtshalber misstrauisch behandelt. Und wer nichts hinterlegt hat, kann auch nicht widersprechen, wenn ein anderer seinen Namen benutzt.
Dagegen gibt es drei Einträge. Sie stehen nicht in Ihrem Postfach, sondern im DNSDas Telefonbuch des Internets: Es übersetzt einen Namen wie muv.com in die Nummer, unter der ein Server tatsächlich zu erreichen ist. — dem Telefonbuch des Internets, in dem steht, wer zu Ihrer Domain gehört.
Ein wenig Technik
Warum der Absender frei eintragbar ist
Stellen Sie sich eine E-Mail als Brief vor und einen Mailserver als Briefkasten. Vorne steht, wohin der Brief gehen soll. Hinten tragen Sie sich selbst als Absender ein.
Genauso läuft der Versand: Der Server erfährt Empfänger, Absender und Inhalt — und schickt los. Geprüft wird von Haus aus nichts. Das Verfahren stammt aus einer Zeit, in der sich die Beteiligten noch kannten.
Die drei Einträge holen diese Prüfung nach. Keiner ersetzt die anderen — sie beantworten verschiedene Fragen.
Was eingerichtet wird
Drei Einträge, drei Fragen
Wie wir arbeiten
Kein Schalter, sondern ein Ablauf
Die Einträge selbst sind schnell gesetzt — von uns, nicht von Ihnen. Dass danach alles ankommt, ist damit noch nicht gesagt; deshalb gehen wir in vier Schritten vor.
- Zuhören. DMARCDie Anweisung an den Empfänger, was mit Post geschehen soll, die sich nicht als Ihre ausweisen kann — und Berichte darüber, wer in Ihrem Namen versendet. läuft zuerst im Berichtsmodus. Einige Wochen lang sehen wir, wer überhaupt in Ihrem Namen versendet. Die Berichte kommen als Maschinendaten, die niemand von Hand liest — wir werten sie mit einem eigenen Werkzeug aus. Fast immer ist ein Dienst dabei, von dem niemand mehr wusste.
- Eintragen. Versanddienst, Warenwirtschaft, Ticketsystem, der Scanner im Flur — alles, was Post verschickt, kommt in die Liste. Was fehlt, fällt später durch.
- Verschärfen. Erst nur melden, dann in den Spam-Ordner, dann ablehnen. In Stufen und mit Blick auf die Berichte.
- Im Blick behalten. Ein neuer Dienstleister ist ein neuer Absender. Wer ihn nicht nachträgt, merkt es an der ersten Rechnung, die nicht ankommt. Deshalb laufen die Berichte auch nach der Einrichtung weiter bei uns auf.
Bis zur schärfsten Stufe vergehen dabei einige Wochen, und das ist Absicht. Wer sofort auf Ablehnen stellt, sperrt im Zweifel die eigene Buchhaltung aus.
Abgerechnet wird nach Aufwand. Wie viel zusammenkommt, hängt daran, wie viele Absender es am Ende sind — und das weiß vorher niemand. Deshalb steht am Anfang der Blick auf das, was heute hinterlegt ist: Danach können wir es beziffern.
Damit es vorher klar ist
Was wir nicht versprechen
- Dass jede Mail ankommt. Die Einträge belegen, dass Sie der Absender sind. Ob eine Nachricht angenommen wird, entscheidet der Empfänger — und dabei zählt auch, was drinsteht.
- Einen guten Ruf. Wer an gekaufte Listen schreibt, wird auffällig, gleichgültig wie sauber die Technik eingerichtet ist.
- Schutz vor gekaperten Postfächern. Wer sich an Ihrem Konto anmeldet, versendet über einen erlaubten Weg. Dagegen hilft der zweite Faktor bei der Anmeldung, nicht SPFEin Eintrag im DNS, der festlegt, welche Server im Namen Ihrer Domain E-Mails verschicken dürfen..
Kommen Ihre E-Mails an?
Wir sehen nach, was heute für Ihre Domain hinterlegt ist, und sagen Ihnen, was fehlt — Montag bis Freitag von 8:00 bis 17:00 Uhr.