Ein offener Posten ist eine Rechnung, die gestellt und noch nicht bezahlt ist. Die Verwaltung dieser Posten beantwortet zwei Fragen: Wer schuldet Ihnen etwas, und wem schulden Sie etwas?
Technisch besteht sie im Abgleich zwischen Rechnung und Zahlungseingang. Das klingt einfacher, als es ist: Teilzahlungen, Skonto, Sammelüberweisungen ohne Rechnungsnummer, Gutschriften. Ein guter Abgleich schlägt Zuordnungen vor und lässt den Anwender dann von Hand entscheiden.
Eine sauber geführte Offene-Posten-Liste offener Posten ist die Voraussetzung dafür, dass eine Mahnung nur an die geht, die wirklich nicht bezahlt haben — nichts kostet Ansehen so zuverlässig wie eine Mahnung an einen Kunden, dessen Zahlung nur nicht zugeordnet wurde.