Ein Datenbanksystem ist nicht das Programm, mit dem gearbeitet wird, sondern das, was darunter die Daten hält. Microsoft SQL Server ist im Mittelstand die verbreitetste Wahl, weil viele kaufmännische Programme darauf aufbauen.
Aus Sicht der Anwender ist es unsichtbar. Bemerkbar macht es sich an zwei Stellen: wenn Auswertungen langsam werden, und wenn eine Sicherung ansteht — eine Datenbank lässt sich – solange sie läuft – nicht wie eine Datei kopieren.
Es gibt eine kostenfreie SQL-Server Lizenz. Diese hat Grenzen bei Datenbankgröße, Arbeitsspeicher und Prozessorkernen. Für kleine Betriebe reicht sie oft jahrelang. Erreicht die Datenbank die Grenze, hört sie nicht auf zu funktionieren, sondern wird langsam — das ist der Zeitpunkt, an dem man wechseln muss.
Wichtig für die Sicherung: Sie muss die Datenbank handeln können. Eine reine Dateisicherung, die die laufende Datenbankdatei verwendet, erzeugt eine Kopie, die im Ernstfall nicht zurück spielbar ist.