Der Einstieg in KI läuft meist über ein Chatfenster: Man fragt, bekommt eine Antwort, kopiert sie irgendwohin. Das ist nützlich, bleibt jedoch „Handarbeit“.
Ein KI-Workflow nimmt einen Ablauf, der sich ohnehin wiederholt, und verbindet ihn mit der KI. Eine eingehende Bestellung wird z.B. ausgelesen und in die Warenwirtschaft übernommen. Ein Gespräch wird zusammengefasst und dem Kunden zugeordnet. Ein eingehendes Dokument wird einsortiert und die zuständige Person benachrichtigt.
Der Nutzen entsteht nicht durch Klugheit, sondern durch Wiederholung: Fünf Minuten, die dreißigmal am Tag anfallen, sind zweieinhalb Stunden, die anderweitig eingesetzt werden können.
Zwei Dinge entscheiden über Erfolg oder Misserfolg. Erstens die Auswahl: Geeignet ist, was oft vorkommt, klar beschreibbar ist und dessen Ergebnis sich prüfen lässt. Zweitens der Ausgang: Es muss erkennbar sein, was die KI getan hat, und das Ergebnis muss sich im Falle eines Fehlers folgenlos korrigieren lassen.