GoBD ist die Abkürzung für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Es ist ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums, also eine Verwaltungsanweisung — kein Gesetz, aber der Maßstab, an dem eine Betriebsprüfung misst.
Für den Alltag bedeutet es vor allem drei Dinge. Erstens: Was steuerlich relevant ist, muss elektronisch aufbewahrt werden, wenn es elektronisch entstanden ist — ein Ausdruck ersetzt die Datei nicht. Zweitens: Es darf nachträglich nicht veränderbar sein. Drittens: Es muss maschinell auswertbar bleiben, also lesbar und durchsuchbar.
Betroffen sind mehr Dokumente, als die meisten annehmen: Rechnungen, Aufträge, Lieferscheine — und auch E-Mails, sofern sie den Charakter eines Handelsbriefs haben.
Dazu gehört eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie in Ihrem Haus abgelegt wird. Sie ist der Teil, der am häufigsten fehlt, und derjenige, der bei einer Prüfung als Erstes verlangt wird.